Att regelbundet se över underhållet av sin IT-utrustning är ofta nödvändigt för att företaget ska kunna minska risken för stopp i exempelvis produktionen, förlänga livslängden på utrustningen och därmed minska onödiga kostnader, samt minska kostnaderna för support.

Det är också viktigt att ha en bra överblick över när nödvändiga uppdateringar behöver göras, för att öka utrustningens prestanda och se till att den alltid är uppdaterad så den fungerar optimalt. Precis som det är av yttersta vikt för en organisation att ha en bra och tydlig bild av hur inventarierna ser ut och hur de är fördelade över organisationen, för att på så sätt kunna optimera arbetet med inköp och avyttring, så är även underhållsbehovet viktigt att ta med i beräkningen. På så sätt kan underhåll och uppgraderingar planeras och schemaläggas för största möjliga effektivitet. Genom att kunna detaljplanera sitt underhåll kan man få ut mesta möjliga av sin utrustning, både hård- och mjukvara, som ingår i de totala IT-inventarierna.

Detta kallas ofta för tillgångshantering, och är en metod för att övervaka och samla in information om de IT-tillgångar som finns i företaget eller organisationen för att få en bra överblick, få fram statistik och maximera värdet av de investeringar man gjort i mjuk- eller hårdvara. Det är ofta stora investeringar det handlar om i företags IT-organisationer, då allt mer av organisationers verksamhet i ett led i digitaliseringen blir beroende av IT och relaterade tillgångar.

Underlätta underhållet med ärendehanteringssystem
Med hjälp av ärendehanteringssystem eller en mjukvara för inventarie- eller tillgångshantering kan företaget enkelt få kontroll över tillgångarna och därmed också ha detaljerad kontroll över varje enskild inventaries livslängd och underhållsbehov. Det är också enkelt att få kontroll över licenser, användning och fysisk placering av inventarierna för att undvika onödiga kostnader för utrustning som inte används och optimera prestandan hos den utrustning som faktiskt används i verksamheten. Att på detta sätt kunna se över placeringen av inventarier i verksamheten gör att man kan stötta produktiviteten så att man får ut mesta möjliga av sin IT-utrustning. Det är också ett användbart verktyg för att få fram statistik över både användning och kostnader förknippade med olika delar av verksamheten och med olika typer av utrustning. Det kan till exempel handla om licenser, abonnemang och hårdvara som används mer eller mindre. Licenser kan kosta företag stora summor, och genom att ha kontroll på vilka licenser som faktiskt utnyttjas i verksamheten har man möjligheten att satsa investeringarna på de licenser som faktiskt gör nytta både för den enskilda användaren, men också för organisationen som helhet.

Det finns också lösningar som fokuserar på organisationens digitala tillgångar. Det kan till exempel röra sig om dokument, foton och annan media. Om det dessutom är media som köpts in eller som företaget betalar för till upphovsman eller tredje part, så är det ibland nödvändigt att ha kontroll över dessa tillgångar, då abonnemang som inte utnyttjas kan bli en stor kostnad för företag. Det är också viktigt att ha full kontroll över licenser och abonnemang för att se till att betalning sker i enlighet med de avtal man ingått i. Detta minskar ytterligare onödiga kostnader och gör att den ekonomiska prognosen blir mer korrekt.

Läs mer om våra ärendehanteringssystem.